簡談實驗室/檢測機構的技術資料儲存管理要求
來源：創(chuàng)始人 發(fā)布時間：2024-02-29 10:27:16
1、機構應設置檔案員（專職或兼職）負責記錄檔案的管理工作。
2、檔案員在接收記錄時，應檢查記錄信息的完整性和規(guī)范性，如不符合要求，應退回補正后重新進行接收工作。3、記錄接收應填寫記錄歸檔登記表，做好接收記錄。記錄歸檔登記表信息一般包括時間、記錄名稱、數(shù)量（份數(shù)或頁數(shù)）、提交人、部門、接收人等內容4、檔案員應對記錄檔案分類并編號標識，建立可以查詢的索引目錄，保證其具有可追測性。每一宗檔案都有一個檔案號，一般宜按年月份順序進行編號標識。5、檢驗檢測報告記錄應包括合同、委托單或抽樣單、檢驗檢測過程及原始記錄、檢驗檢測報告等，成套裝訂成冊后定期歸檔。6、設備使用、環(huán)境監(jiān)測、質量控制、方法驗證、人員能力考核與評價等方面的記錄，按照記錄性質分類定期歸檔。7、實驗室應根據記錄數(shù)量或頻次確定歸檔時間，記錄形成部門應按照時效要求及時交檔案員存檔。1、記錄檔案應存放于適宜的環(huán)境，并采取防火、防盜、防蛙、防潮等措施，避免記錄的損壞、變質和丟失。2、以電子形式存儲的記錄，按照相應要求采取與書面記錄同等措施，并加以保護及備份，防止未經授權的侵入及修改，以避免原始信息或數(shù)據的丟失或改動。1、本機構員工因工作需要借閱或復制記錄，應經相關負責人批準辦理相關手續(xù)后行借閱或復制。1）向有關實驗室監(jiān)督管理部門、評審部門及人員提供證實材料；2）向客戶提供涉及本身及相關信息的查詢或復制，以提高客戶對檢驗檢測工作質量和質量活動的充分滿意和信任。3、借閱記錄人員不得泄密和轉移記錄，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時辦理歸還手續(xù)。4、記錄對外的借閱或復制，應在保護客戶機密的前提下，經相關負責人批準辦理相關手續(xù)后進行。1、檢驗檢測報告相關記錄保存期不少于資質認定有效期6年，具有行業(yè)特殊要求的檢驗檢測報告保存期按照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。2、其它技術記錄的保存期限應與檢驗檢測報告記錄同步，不少于6年。3、超過保存期限的記錄，檔案員應及時提出銷毀或延長保存期限的建議，經相關負責人批準后進行清理或銷毀工作，并做好相應記錄。清理或銷毀超期記錄工作一般不少于2人，涉及保密方面的記錄還應采取防止泄密措施。2、檢查內容包括檔案、存儲環(huán)境、記錄等方面的工作。
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